Instappen als operationeel leider in een bestaand bedrijf is een unieke uitdaging. De structuur staat er al, de processen lopen (of haperen) en het team heeft jarenlang op een bepaalde manier gewerkt. Je stapt in op een sneltrein.
Als startende leider heb je al een heel traject doorlopen om te komen tot waar je nu staat: aan het hoofd van je eigen zaak. Maar van zodra je de operationele werking op jou neemt, komt dan toch een koude douche. Je dacht dat je de grootste drempels had overwonnen, maar de realiteit is dat er nu nieuwe op jou liggen te wachten. Je valt gemakkelijk in een aantal voorspelbare, maar beheersbare valkuilen. Dit zijn de 10 belangrijkste operationele valkuilen, opgedeeld in zelf-leiderschap, processen en teammanagement:
- Niet weten hoe je moet leiden en je eigen leercurve onderschatten.
- Kopiëren uit loyaliteit versus starten vanuit eigen kwaliteiten.
- Geen hulp zoeken, je isoleren en nog meer uren gaan kloppen.
- Direct alles willen veranderen.
- Brandjes blussen in plaats van systemen en structuur bouwen.
- Werken zonder duidelijke KPI’s en heldere verantwoordelijkheden.
- Vergeten dat de werking over mensen gaat, niet alleen over cijfers.
- De geschiedenis negeren en de dynamiek met ervaren, oudere collega’s onderschatten.
- Delegeer-allergie hebben.
- Geen duidelijke grenzen stellen uit angst voor weerstand.
Pijler 1: Zelf-leiderschap (jij als fundament)
Alles valt of staat met hoe jij in je nieuwe situatie zit. De grootste struikelblokken in het begin gaan niet over systemen, maar over jouw eigen transformatie en mindset.
- Je eigen leercurve onderschatten.
Weten hoe de techniek werkt is iets heel anders dan leiden. Veel startende leiders gunnen zichzelf niet de ruimte om te leren hoe ze moeten managen. Je hoeft het niet vanaf dag één perfect te weten. Erken je eigen leercurve. - Kopiëren uit loyaliteit. (In de schaduw van je voorganger.)
Wat je relatie met de vorige eigenaar ook is, de neiging is groot om hun aanpak te kopiëren. Soms uit respect, soms uit angst voor onrust. Maar een blauwdruk van een ander past jou nooit perfect. Als je niet start vanuit je eigen sterktes, voelt het team direct dat het niet klopt. - Geen hulp zoeken.
Er komt bizar veel op je af en je vroegere vertrouwde opvangnetwerk (collega’s op hetzelfde niveau, eigen manager, HR) is ineens weg. In plaats van hulp te vragen, trekken veel leiders zich terug in hun eigen bubbel. Met als resultaat nog meer uren kloppen, nog harder werken en alles alleen willen oplossen. Dat is de kortste weg naar uitputting, niet naar effectief leiderschap.
Pijler 2: Duidelijke processen
Zonder structuur regeert de chaos. Maar de manier waarop je die structuur aanbrengt, bepaalt of het team met je meegaat of afhaakt.
- Direct alles willen veranderen.
Je komt binnen, ziet inefficiënties en wilt meteen de bezem door de processen halen. Logisch, denk je. Maar voor het bestaande team voelt dit als een motie van wantrouwen tegenover hun harde werk uit het verleden. Begrijp eerst de geschiedenis en het waarom achter een werkwijze, voordat je aan de knoppen gaat draaien. - Brandjes blussen in plaats van systemen bouwen.
Je bent de hele dag bezig met ad-hoc problemen oplossen en operationele gaten dichtlopen. Maar aan het einde van de rit heb je niks structureel opgelost. Elk terugkerend brandje is een symptoom van een ontbrekend of onduidelijk proces. - Onduidelijke KPI’s en verantwoordelijkheden.
Als verantwoordelijkheden en KPI’s niet expliciet en helder zijn vastgelegd, ontstaan er grijze gebieden. Mensen gaan naar elkaar wijzen of vallen tussen wal en schip. Sommigen gaan enkel nog doen wat ze zelf het liefst doen, en niet het volledige pakket waarvoor ze initieel aan boord genomen zijn. Ook nu weer ga jij die gap opvullen.
Pijler 3: Teammanagement (De menselijke connectie)
Prestaties draaien op systemen, maar het succes valt of staat met de mensen die ze uitvoeren. Hier komt de echte test van je emotionele intelligentie (EQ).
- Vergeten dat dit een mensenzaak is.
Als de druk hoog is, vluchten leiders vaak in cijfers, spreadsheets en harde targets. Dat voelt namelijk overzichtelijk en logisch. Maar een bedrijf leiden is ten diepste onlogisch, omdat je met mensen werkt. Als je de menselijke dynamiek, emoties en onderstroom negeert, gaan je strakke processen op papier je in de praktijk nooit redden. - De geschiedenis negeren (De strijd met de ‘anciens’).
In een bestaande zaak zitten vaak medewerkers die er al 10, 20 of 30 jaar werken. Als startende leider kun je de neiging hebben die geschiedenis te negeren. Maar die ‘anciens’ dragen de cultuur en de informele macht. Onderschat de dynamiek met hen niet. Respecteer hun ervaring, luister naar hun bezwaren en neem ze mee in het nieuwe verhaal. Zowel zij als jij staan aan het startpunt om jullie nieuwe werkrelatie op te bouwen. - De Delegeer-allergie.
Omdat je jezelf wilt beschermen tegen eerdere negatieve reacties, of omdat je denkt dat je het zelf sneller/beter kunt, delegeer je niet. Hierdoor geef je je team de boodschap: “Ik vertrouw je eigenlijk niet.” Het resultaat is dat je team stopt met zelf nadenken en jij verdrinkt in het werk. - De ‘Pleaser‘-valkuil (Geen grenzen stellen)
Je bent nieuw, je wilt de gunfactor verdienen en je wilt dat het team je aardig vindt. Dus stel je geen harde grenzen en laat je gedrag passeren dat eigenlijk niet door de beugel kan. Maar zachte heelmeesters maken stinkende wonden. Grenzen stellen en duidelijk zijn is niet onvriendelijk. Dat nalaten brengt chaos en onduidelijkheid in het team.
Van valkuil naar voorsprong
Herken je jezelf in een (of meerdere) van deze valkuilen? Geen paniek. Dat is volstrekt normaal voor elke leider die in een bestaande structuur stapt.
Wanneer je investeert in je eigen zelf-leiderschap, durft te delegeren en processen bouwt die het team ondersteunen in plaats van verstikken, transformeer je van een overwerkte brandjesblusser naar een gerespecteerde, pragmatische leider.
Wil jij ontdekken waar jouw grootste operationele winst ligt? Als expert in operationeel leiderschap help ik startende leiders in bestaande zaken om grip te krijgen op hun rol, hun processen en hun team. Benieuwd hoe jouw emotionele intelligentie (EQ-i 2.0) je hierbij kan helpen? Neem vrijblijvend contact op voor een kennismaking.